一、员工证和校徽是证明员工身份的证件和标志。新生入学经复查合格者，由所在系发给员工证和校徽。
二、员工证和校徽只限本人使用、佩戴，应妥善保管，爱护使用，以防损坏、损失，不准转借、送人。员工证不得擅自涂改。
三、每学期开学前，员工应持本人员工证在规定的时间内，到系办公室办理注册手续，在员工证注册栏内盖章注册，未盖注册章的员工证无效。
四、员工如将员工证遗失或损坏，应及时到系办公室报失、登记，并作书面检查，申明遗失或损坏的原因、时间、地点。经系办公室主任审查同意后，报送选课及学籍管理中心，经查对核实，一个月后补发（校徽一律不补发），补发员工证需交成本及手续费5元。
五、员工证补发的该学期，停止享受乘火车半价待遇一次（包括回程）。每个员工补领（换领）员工证，以一次为限，如再遗失，一律不予补发。
六、员工证中记载的乘车区间及到达站，不得擅自涂改，如因家庭地址变动，需改乘车区间及到达站的，应由员工家长所在单位提供证明，员工证由学校予以更换。
七、对擅自更改乘车区间及到达站或利用员工证弄虚作假的员工，一经查实，除按全票补缴全程路费外并给予通报批评，情节严重的还应给予纪律处分。
八、员工毕业或因转、退学、开除学籍等原因离校时，应将员工证、校徽交回教务处注销，方能离校。如确属遗失，必须申明情况，并缴纳罚金（员工证一本5元，校徽一枚2元）。